Сроки хранения документов управляющей компании ПИФ
При выездных проверках сотрудники Банка России имеют право проверить компании, имеющей лицензию на осуществление деятельности по управлению инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами и негосударственными пенсионными фондами на соответствие лицензионным требованиям и условиям осуществления деятельности, соблюдение правил по легализации, соблюдение законодательства о противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком, закона о рынке ценных бумаг, соблюдение требований по раскрытию информации и предоставлению отчетности, достаточности собственных средств, осуществление внутреннего контроля, соответствие сотрудников квалификационным требованиям.
Однако в данной статье мы бы хотели отдельно остановиться на требованиях к управляющей компании паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов расценивается Банком России как иное нарушение ("Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ, Статья 15.29) и влечет наложение существенного административного штрафа:
- на должностных лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей;
- на юридических лиц - от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей.
Ниже приводим некоторые из обязательных документов компании, имеющей лицензию на осуществление деятельности по управлению инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами и негосударственными пенсионными фондами, а также требования по срокам их хранения.
|
№ п/п |
Наименование |
Срок хранения |
|---|---|---|
|
|
Расчет размера собственных средств. |
Нормативно не установлен. По аналогии с п. 1.18. Приказа № 05-23/пз-н.: не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены ФЗ или иными ПА РФ. |
|
|
Уведомления о приобретении 10 и более процентов долей в уставном капитале компании, поступивших в адрес компании. Уведомления лиц, владеющих (осуществляющих доверительное управление, распоряжающихся по иному основанию) 10 и более процентами долей в уставном капитале компании о своем соответствии требованиям ст.38.1 Федерального закона от 29.11.201г №156-ФЗ «Об инвестиционных фондах», поступивших в адрес компании. Уведомления лиц, владеющих (осуществляющим доверительное управление) 5 и более процентами обыкновенных акций (долей) управляющей компании, поступивших в адрес УК, в соответствии с требованиями (направленные до 30.06.2013г.- ФЗ от 28.06.2013 № 134-ФЗ). |
Нормативно не установлен. Рекомендуется по аналогии с п. 1.18. Приказа № 05-23/пз-н.- |
|
|
Справки об отсутствии судимости (для контролеров, ГД, членов СД). Копии квалификационных аттестатов сотрудников (для контролеров, ГД, специалистов), документов об образовании (для контролеров, ГД), о наличии специальных знаний. Выписки о проверке по реестру дисквалифицированных лиц (для контролеров, ГД, членов СД). |
В отношении руководителя организации –постоянно, в отношении иных работников – 75 лет. |
|
|
Уведомления об изменении состава совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов управляющей компании. |
По аналогии с п. 1.18. Приказа № 05-23/пз-н.: не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены ФЗ или иными НПА РФ. |
|
|
Документы и сведения по ПОД/ФТ по идентификации клиентов, по сделкам подлежащим обязательному контролю, сведения о замораживании (блокировании) денежных средств или иного имущества ФЛ/ЮЛ. Порядок хранения определяется в Правилах ПОД/ФТ и должен обеспечивать конфиденциальность хранимой информации. |
Не менее 5 лет, указанный срок исчисляется со дня прекращения отношений с клиентом. |
|
|
Обучение работников в целях ПОД/ФТ. |
5 лет. |
|
|
Отчеты контролера и СДЛ. Хранение осуществляется путем формирования отдельного дела отчетов контролера. |
Нормативно срок не установлен. По аналогии с проф. участниками (П. 5.12. Постановления ФКЦБ РФ от 18.02.2004 N 04-5/пс; абз. 5 п. 6.3 Положения о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг, утв. Приказом ФСФР России от 24.05.2012 N 12-32/пз-н.): в течение не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ. |
|
|
Электронные документы, отправленные по СЭД в Банк России, в том числе, отчетность УК ПИФ. |
Не менее 5 лет. |
|
|
Сертификаты ключа подписи. |
Постоянно. |
|
|
Документы (заявки и уведомления о регистрации и о внесении изменений в реестр; табели отношений должностей и видов документов, подписываемых с помощью электронной цифровой подписи) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций - владельцев сертификатов ключа подписи. |
15 лет после исключения уполномоченного лица организации-владельца сертификата ключа подписи из реестра. |
|
|
Файлы ключей электронной подписи, которыми были подписаны отчеты, направленные в Банк России, а также с соответствующим программным обеспечением, позволяющим открыть файлы отчетов в форме электронного документа и идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи. |
По аналогии с проф. участниками (п. 2.3 Приказа ФСФР России от 06.12.2012 N 12-108/пз-н.): не менее 5 лет. |
|
|
Правила доверительного управления ПИФ. Изменения и дополнения в правила доверительного управления ПИФ. |
Нормативно срок не установлен. Рекомендуется не менее 5 лет после прекращения ПИФ. |
|
|
Регламент признания лиц квалифицированными инвесторами. Реестр квалифицированных инвесторов. Документы, подтверждающие соответствие требованиям лиц, признанных УК квалифицированными инвесторами. Документы, подготовленные в связи с признанием лица квалифицированным инвестором (заявление, решение управляющей компании о признании, уведомление лица, признанного квалифицированным инвестором, о включении в реестр, реестр лиц, признанных квалифицированными инвесторами). Сведения о квалифицированных инвесторах (с отметкой ЦБ о приеме). |
Нормативно срок не установлен. Рекомендуется не менее 5 лет. |
|
|
Подлинники документов, подтверждающих информацию, раскрытую в соответствии с Положением |
Не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены ФЗ или иными НПА РФ. |
|
|
Подлинные экземпляры первичных документов в отношении имущества, составляющего ПИФ, а также копии документов, подтверждающих права на недвижимое имущество, составляющее ПИФ, а также: 1) учетный журнал; 2) перечни имущества; 3) документы, связанные с определением СЧА АИФ, СЧА ПИФ, а также расчетной стоимости инвестиционного пая паевого инвестиционного фонда; 4) документы, подтверждающие согласие СД на распоряжение имуществом, составляющим инвестиционные резервы АИФ, или имуществом, составляющим ПИФ, в том числе:
|
Нормативно срок не установлен. Срок хранения первичных документов - по аналогии с требованиями п.1 и п.2 ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О бухгалтерском учете" -не менее пяти лет после отчетного года. |
|
|
Документы, подтверждающие правильность начисления и выплаты вознаграждения УК, СД, СР, аудитора и оценщика. |
Нормативно срок не установлен. По аналогии с требованиями п.1 и п.2 ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О бухгалтерском учете" -не менее пяти лет после отчетного года. |
|
|
Полная информация о направленных уведомлениях о включении лица в список инсайдеров организации или об исключении лица из такого списка. |
не менее 5 (пяти) лет с даты исключения лица из списка инсайдеров организации. |
|
|
Сообщение о дате составления списка владельцев инвестиционных паев для осуществления ими своих прав или для частичного погашения инвестиционных паев без заявления ими требований об их погашении. |
По аналогии с п. 1.18. Приказа № 05-23/пз-н.: не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены ФЗ или иными НПА РФ. |
|
|
Бюллетени для голосования на общем собрании владельцев инвестиционных паев. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться в специальном запирающемся ящике или специальном шкафу с запирающимися ячейками (п.4.5. Приказа ФСФР России от 07.02.2008 N 08-5/пз-н). |
Нормативно срок не установлен. По аналогии с АО срок хранения – постоянно. |
|
|
Протоколы об итогах голосования. Протоколы общего собрания владельцев инвестиционных паев. |
Нормативно срок не установлен. По аналогии с АО (П.2.1.11. Положения, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.) срок хранения – постоянно. |
|
|
Документы, связанные с допуском/исключением инвестиционных паев ПИФ к организованным торгам. |
Не менее 5 лет – по аналогии со ст.28 ФЗ от 22.04.1996 № 39-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О рынке ценных бумаг" |
|
|
Отчет о завершении (окончании) формирования фонда Отчет о прекращении ПИФ |
Нормативно срок не установлен. Рекомендуется не менее 5 лет после прекращения ПИФ. |
01.07.2015
